Відповідальність за витрати означає це фонд докладає всіх розумних зусиль і встановлює відповідні процедури: стежити за тим, щоб грант витрачався лише на ті цілі, для яких він наданий, отримувати повні звіти від організації-одержувача гранту про те, як витрачаються кошти, а також.

Грантові угоди зазвичай визначають, на що призначені кошти, будь-які умови фінансування (наприклад, отримання відповідних коштів або оформлення обмеження), вимоги до звітності та моніторингу, а також які засоби правового захисту знадобляться, якщо кошти будуть використані неналежним чином чи не повністю використаний.

Запит має стосуватися таких питань, як особистість, минула історія та досвід, управління, діяльність і практика організації-одержувача гранту, і має бути достатньо повним, щоб дати розумну впевненість у тому, що одержувач гранту використовуватиме грант для цілей, для яких він призначений зробив.

Загалом, метою бюджетної пропозиції гранту є: Покажіть спонсорам, скільки саме коштує проект чи програма — і, отже, скільки вам насправді потрібно фінансування порівняно з іншими організаціями. Продемонструйте, як ваша некомерційна організація ефективно використає конкурентоспроможні кошти порівняно з іншими некомерційними організаціями, які подають заявки на фінансування.

Загалом це заява про мету або пропозицію гранту про конкретний проект або можливість у майбутньому: пояснюється, що ви плануєте зробити. Це може бути дослідницький проект, курс навчання або професійний досвід. Пропозиція – це різновид переконливого письма.

Відповідальність за витрати (ER) стосується необхідні процедури нагляду та моніторингу, яких приватний фонд повинен дотримуватися для будь-якого гранту, наданого організації, яка не є державною благодійною організацією 501(c)(3)..